4 ważne pytania do PFRON i ich odpowiedzi dot. dofinansowań do wynagrodzeń

Pytanie nr 1 do PFRON: Rozp. MRPiPS z 2018r. w sprawie dokumentacji pracowniczej wnosi, że dokumenty pracownicze powinny być poświadczone przez pracodawcę- za zgodność z przedłożonym dokumentem, a nie za zgodność z oryginałem. Jak prawidłowo potwierdzać orzeczenia o stopniu niepełnosprawności? Jakie stanowisko ma PFRON podczas kontroli?

Odpowiedź:

Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych informuje, iż w kontekście potwierdzania orzeczeń o niepełnosprawności przedkładanych pracodawcy – w związku z dofinansowaniem do wynagrodzeń pracowników niepełnosprawnych – obie formy poświadczenia są dopuszczalne. Najważniejsza jest wskazana na orzeczeniu data wpływu orzeczenia di pracodawcy.

Pytanie nr 2 – Czy Pracodawca, który po rozliczeniu dofinansowania za dany miesiąc z PFRON złoży dokumenty uprawniające go do wyższego dofinansowania, musi się liczyć z tym, że do czasu wyjaśnienia sprawy przez Fundusz nie dostanie wyrównania?

TAK – Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych w przypadku dokonywania przez Pracodawców korekt na tzw. plus przed wypłatą przeprowadzi postępowanie sprawdzające związane ze złożoną korektą i będzie chciał otrzymać dokumentacje potwierdzającą zasadność korekty na plus.

W takim przypadku PFRON wysyła do pracodawcy informację o wszczęciu postępowania wyjaśniającego, wskazując w nim dokumentację, jaką należy przedłożyć w Funduszu.

Oznacza to, że pracodawca będzie musiał wysłać do PFRON za te osoby, których INF-D-P było korygowane na tzw. plus, wszystkie dokumenty kadrowe, płacowe i zusowskie.

Pytanie nr 3 do PFRONCzy w przypadku obliczania efektu zachęty metodą ilościową gdy z grupy kapitałowej (firm powiązanych) wychodzi spółka w połowie miesiąca np. 15.06.2023 r.  to w efekcie zachęty w poz. 39 na Wn-D wykazujemy firmy z grupy kapitałowej i tą spółkę proporcjonalnie do 15.06.2023 r.? Czy jednak łącznie do końca miesiąca z tą spółką? Co z wypełnieniem poz. 41 na Wn-D w takim przypadku tzn. czy w kolejnych miesiącach grupa kapitałowa ma wykazywać tą spółkę czy już nie?

Dodatkowo mam pytanie w zakresie wyliczania limitu 10 mln euro dla firm powiązanych tzn. czy grupa kapitałowa po wyjściu tej spółki nie będzie już brała pod uwagę uzyskanej przez nią pomocy publicznej?

Dodatkowo mam pytanie dotyczące wyliczania wskaźników zatrudnienia i osób niepełnosprawnych w oparciu o art. 21 ust. 5 ustawy o rehabilitacji i wg rozporządzenia 651/2024 – biorąc pod uwagę nowy dodatkowy urlop rodzicielski 9 tygodni (art.1821d kp) dla drugiego rodzica czyli praktycznie raczej zawsze to będzie ojciec dziecka – czy taką osobę należy wyłączać ze stanów zatrudnienia biorąc pod uwagę art. 21 ust. 5 (tj. wyliczając poz. 37 na Wn-D ogółem) oraz czy wyłączać ją z poz. 39 i 41 na Wn-D wyliczając efekt zachęty metodą ilościową?

Odpowiedź:

Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych wskazuje:

Powiązania w formularzu INF-O-PP są wykazywane zawsze na dzień składania wniosku lub korekty wniosku. Jeśli na dzień składania danego wniosku istnieje relacja powiązania z podmiotem X, to stany zatrudnienia wykazywane w poz. 39 i 41 we wniosku Wn-D powinny obejmować również personel podmiotu X. Jeśli natomiast na dzień składania danego wniosku nie istnieje relacja powiązania z podmiotem X, to personelu podmiotu X nie należy uwzględniać w bieżącym stanie zatrudnienia (poz. 39 we wniosku Wn-D) i w średnim stanie zatrudnienia (poz. 41 we wniosku Wn-D).

Jeśli podmiot X w trakcie trwania roku kalendarzowego „wychodzi” z grupy podmiotów powiązanych, to pomoc udzielona podmiotowi X pozostaje przy podmiocie X i nie powinna być uwzględniana przy liczeniu limitu dla grupy kapitałowej, z której podmiot X wyszedł (poz. 6 w części E formularza INF-O-PP).

Stany zatrudnienia określane we wniosku Wn-D wykazuje się w dwóch celach:

  • w pozycji 37 ‘Ogółem’ i 38 ‘Osoby niepełnosprawne’ w celu sprawdzenia, czy pracodawca zatrudnia 25 lub więcej etatów, a jeżeli tak, czy osiąga sześcioprocentowy (6%) wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych;
  • w pozycji 39 ‘Ogółem’ oraz w pozycji 41 ‘Ogółem’ (i w przypadku wniosków składanych do grudnia 2014 r. również w pozycji 40 i 42 ‘Osoby niepełnosprawne’) w celu ustalenia efektu zachęty metodą ilościową.

Stan zatrudnienia w pozycjach 37 i 38 we wniosku Wn-D jest ustalany w oparciu o przepisy krajowe*. Do liczby pracowników w tych pozycjach nie wliczamy:

  • osób niepełnosprawnych, które przebywają na wszystkich urlopach bezpłatnych (czyli urlopach bezpłatnych, które wynikają z Kodeksu pracy oraz urlopach bezpłatnych, których obowiązek udzielania określają inne przepisy);
  • osób pełnosprawnych, które:
    • są zatrudnione na podstawie umowy o pracę w celu przygotowania zawodowego;
    • przebywają na urlopie rodzicielskim;
    • przebywają na urlopach wychowawczych;
    • nie świadczą pracy w związku z odbywaniem służby wojskowej oraz służby zastępczej;
    • są uczestnikami Ochotniczych Hufców Pracy;
    • nie świadczą pracy w związku z uzyskaniem świadczenia rehabilitacyjnego;
    • przebywają na urlopach bezpłatnych, których obowiązek udzielenia określają odrębne ustawy (innych urlopach bezpłatnych niż te wynikające z Kodeksu pracy).

Natomiast w pozycji 39 i 41 we wniosku Wn-D stan zatrudnienia jest ustalany w oparciu o przepisy wspólnotowe**. W świetle dotychczasowych wyjaśnień Urzędu Ochrony Konkurencji i Konsumentów do liczby pracowników w tych pozycjach nie wliczamy:

  • praktykantów lub studentów odbywających szkolnie zawodowe na podstawie umowy o praktyce lub o szkoleniu zawodowym;
  • osób przebywających na urlopach związanych z rodzicielstwem (macierzyńskich, ojcowskich, tacierzyńskich, wychowawczych, rodzicielskich);
  • osób przebywających na urlopie bezpłatnym (w tym związanym z obowiązkiem wojskowym);
  • osób przebywających na świadczeniu rehabilitacyjnym.

Wobec powyższego:

  • w poz. 37 we wniosku Wn-D nie należy wliczać osób pełnosprawnych, które przebywają na urlopie rodzicielskim,
  • w poz. 39 i 41 we wniosku Wn-D nie należy wliczać osób pełnosprawnych i osób niepełnosprawnych, które przebywają na urlopie rodzicielskim.

*art. 21 ust. 1 i 5, art. 28 ust. 3-5 oraz art. 2a ustawy z dnia 27 sierpnia 1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych (Dz.U. z 2023 r., poz. 100, ze zm.).

** Załącznik nr I do rozporządzenia Komisji (UE) Nr 651/2014 z dnia 17 czerwca 2014 r. uznającego niektóre rodzaje pomocy za zgodne z rynkiem wewnętrznym w zastosowaniu art. 107 i 108 Traktatu (Dz. Urz. UE L 187 z 26.6.2014 r., str. 1).

 

Pytanie nr 4 do PFRON – W trakcie wewnętrznego audytu dot. zfron (zakładowego funduszu rehabilitacji osób niepełnosprawnych) okazało się, że w latach 2019 – 2021 system księgowy wyliczał zwolnienie z podatku PIT-4 od wszystkich pracowników, które terminowo było przekazywane na zfron w kwocie 60% i 40% do PFRON (tj. bez względu na to czy któryś z pracowników przekroczył kwotę stanowiącą górną granicę pierwszego przedziału skali podatkowej).

W związku z powyższym obecnie okazało się, że firma w okresie tych 3 lat – ponad 100 tys. wpłaciła na zfron za dużo (owszem terminowo tj. w terminie 7 dni od wypłaty) oraz ponad 70 tys. wpłaciła za dużo do Funduszu (również terminowo do 20 kolejnego dnia miesiąca).

Obecnie firma chce po pierwsze dokonać korekt w PFRON i wystąpić o zwrot tych nadpłaconych 70 tys. i wpłacić je do Urzędu Skarbowego oraz wpłacić do US te brakujące 100 tys., które było terminowo przekazywane przez pracodawcę na zfron.

Tu pojawia się pytanie co będzie w sytuacji zrobienia korekt w PFRON i dopłaceniu po trzech latach w Urzędzie Skarbowym – brakującego podatku tj. de facto przeksięgowaniu go z zfron  do US i po korektach w PFRON wpłaceniu go do US? Czy ta sytuacja może wpłynąć na terminowość ponoszenia kosztów płacy (biorąc pod uwagę wypłacone firmie dofinansowania) czy jednak NIE – ponieważ pracodawca przekazywał zaliczkę z PIT-4 mimo wszystko terminowo na zfron i do PFRON od tych pracowników, którzy przekroczyli I próg podatkowy? Dodatkowo okazało się, że z tych pracowników, którzy przekroczyli I próg podatkowy w okresie tych 3 lat był tylko 1 pracownik niepełnosprawny a pozostali byli pracownikami pełnosprawnymi?

Odpowiedź PFRON – pracodawca ubiegając się o wypłatę miesięcznego dofinansowania do wynagrodzeń pracowników niepełnosprawnych, ma obowiązek faktycznego i terminowego ponoszenia kosztów płacy związanych z zatrudnieniem osób niepełnosprawnych. Warto zwrócić uwagę w kontekście kosztów płacy, że dofinansowanie nie przysługuje, jeżeli:

  • wynagrodzenie pracownika niepełnosprawnego nie zostało przekazane na jego rachunek bankowy lub rachunek w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej albo na adres zamieszkania tego pracownika, za pośrednictwem osób prawnych prowadzących działalność w zakresie doręczania kwot pieniężnych,
  • wniosek o dofinansowanie został złożony przed wypłatą wynagrodzenia pracownika niepełnosprawnego (dzień wypłaty wynagrodzenia, to dzień w którym pracownik może dysponować wynagrodzeniem),
  • miesięczne koszty płacy zostały poniesione przez pracodawcę z uchybieniem terminów, wynikających z odrębnych przepisów, przekraczających 14 dni (z wyjątkiem sytuacji, gdy zapłata składek ZUS z uchybieniem terminu powyżej 14 dni nie przekroczy 2% należnych składek za dany okres sprawozdawczy).

W trakcie czynności sprawdzających bądź kontrolnych u pracodawcy, Fundusz weryfikuje terminowość poniesionych kosztów płacy na pracowników niepełnosprawnych w Zakładzie Ubezpieczeń Społecznych i w razie potrzeby Urzędzie Skarbowym, a więc stanowisko tych organów ma kluczowe znaczenie w przedmiotowej kwestii. W przypadku rozbieżności pomiędzy informacjami od pracodawcy a danymi z ZUS lub US – PFRON występuje do tych podmiotów o potwierdzenia danych przesłanych przez pracodawcę w toku postępowania (w zależności od stanu faktycznego sprawy).

Wstępna ocena sytuacji przedstawionej w mailu wskazuje na to, że dofinansowanie może nie przysługiwać na osobę niepełnosprawną, której nieterminowa dopłata podatku dotyczyła. Niemniej jednak proszę, aby pracodawca, którego ta sytuacja dotyczy, po dokonaniu odpowiednich korekt zgłosił się z przedmiotowym pytaniem bezpośrednio do PFRON. Fundusz zajmie jednoznaczne stanowisko na podstawie informacji przedstawionych przez pracodawcę oraz zgromadzonych w toku ewentualnego postepowania.

Opracowanie na podstawie odpowiedzi udzielonych przez PFRON – Edyta Sieradzka – 23.08.2023 rok