KILKA WAŻNYCH PYTAŃ I ODPOWIEDZI dot. Ulg we Wpłatach na PFRON i sprawozdawczości w PFRON

PYTANIE NR 1 – ULGI we wpłatach na PFRON

W umowie z niektórymi kontrahentami mamy zapis dotyczący terminu płatności: “14 dni od daty otrzymanej faktury”. Na fakturze generuje się jednak określona data.
Przy udzielaniu ulgi sprawdzamy kiedy kontrahent otrzymał fakturę i od tego dnia liczymy 14 dni. Zdarza się że klient zapłacił w terminie “14 dni od daty otrzymanej faktury” ale na fakturze jest po terminie. Np. wystawiliśmy i wysłaliśmy fakturę 31.08. Klient otrzymał fakturę 4 września czyli ma termin zapłaty do 18.09. A system na fakturze generuje termin płatności 14.09.

Jednakże patrząc na przepisy w ustawie art. 22 ustawy z 27 sierpnia 1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych oraz druk INF-U wyraźnie jest wskazane że jednym z warunków obniżenia wpłaty na PFRON jest jednak uregulowanie należności za zakup produkcji lub usługi w terminie określonym na fakturze.
Proszę o podpowiedź czy prawidłowe jest wyliczanie terminu płatności na podstawie otrzymanej zwrotki od klienta? Jak powinno prawidłowo wyglądać na fakturze.

Na to ważne pytanie odpowiedzi udzielił PFRON i wskazał, że terminem zapłaty za zakup produkcji lub usługi jest zawsze termin określony na fakturze, co wynika z art.22 ust.2 pkt 2 ustawy z dnia 27 sierpnia 1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych. Termin ten może być wskazany w dowolny sposób np. poprzez podanie określonej daty, 14 dni od wystawienia faktury czy 14 dni od otrzymania faktury. Ostatni z wymienionych sposobów określenia terminu płatności może rodzić wątpliwości w przypadku wypełniania informacji o kwocie obniżenia wpłat na PFRON, w której należy podać konkretną datę, w której upływa termin płatności. Uzależnienie początkowej daty biegu terminu płatności od dnia otrzymania faktury przez nabywcę nie jest wykluczone, ale może być kłopotliwe. Sprzedający musi bowiem sprawdzić, kiedy nabywca otrzymał fakturę i od tej daty liczyć, np. 14-dniowy termin płatności. W takich przypadku należy mieć na uwadze, że to strony kooperacji (sprzedający i nabywca) ustalają zasady potwierdzania daty otrzymania faktury, a sposób potwierdzenia tej daty zależy również od formy przesłania faktury do nabywcy.         

Odniesienie terminu płatności do terminu określonego na fakturze jest ważne m.in. dlatego, że sprzedający i nabywca  – oprócz dokumentowania zakupu fakturą – zawiera umowę dotyczącą szczegółowych warunków zakupu produkcji lub usługi. W umowie określa się także termin płatności. Optymalnie terminy płatności określone w umowie i na fakturze powinny być zgodne. Niekiedy tak nie jest. W takich przypadkach należy pamiętać, że w procesie uzyskiwania prawa do obniżenia wpłat na PFRON nadrzędne znaczenie ma termin płatności określony na fakturze. Niedotrzymanie tego terminu oznacza brak prawa do obniżenia wpłat na PFRON, choćby termin umowny został zachowany.

W wyroku z dnia 10 listopada 2016 r. (sygn. akt III SA/Wa 3488/15) Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie dopuścił możliwość dokonywania korekt terminu określonego na fakturze w celu zapewnienia zgodności z zapisami umownymi – w okresie, w którym możliwe jest korygowanie faktur zgodnie z przepisami ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz.U. z 2020 r. poz.106 z późn.zm.). Należy jednak pamiętać o prawach i obowiązkach stron kooperacji (sprzedającego i nabywcy) oraz o tym, że dla celu obniżenia wpłat na PFRON wiodące znaczenie ma nadal termin określony na fakturze, jak również o tym, że wyrok umożliwia skorygowanie faktury co do terminu płatności, ale nie zobowiązuje do tej korekty.

Zmiana interpretacji art.22 ustawy o rehabilitacji jest ważna i korzystna dla pracodawców, jednak powinna być stosowana bardzo uważnie. Dotyczy to nie tylko okresów i zasad wystawiania informacji o kwocie obniżenia wpłat na PFRON na podstawie skorygowanej faktury, ale także samego zakresu korekty terminu.

Jeżeli termin określony na fakturze jest późniejszy od umownego i płatność dokonano w terminie określonym na fakturze – można dla celu obniżenia wpłat na PFRON, faktury nie korygować, bowiem nabywca i tak nabędzie prawo do obniżenia wpłat na PFRON.

Z kolei jeżeli termin określony na fakturze jest wcześniejszy od umownego, to można dokonać korekty faktury. Najlepiej jednak uczynić to przed upływem terminu do wystawienia informacji o kwocie obniżenia na PFRON, o którym mowa w art.22 ust.10 pkt 1 ustawy o rehabilitacji. W myśl tego przepisu sprzedający wystawia informację o kwocie obniżenia nie później niż do ostatniego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym przypadał termin płatności za zakup.

Podsumowując:

Korekta faktury wynikająca z dostosowania terminu płatności określonego na fakturze do umownego terminu płatności – dla celu nabycia prawa do obniżenia wpłat na PFRON – powinna być dokonana najpóźniej w terminie, o którym mowa w art.22 ust.10 pkt 1 ustawy o rehabilitacji. Termin określony w tym przepisie jest terminem ustawowym i nieprzekraczalnym. Informacja o kwocie obniżenia wpłat na PFRON wystawiona z naruszeniem tego terminu nie wywołuje skutków prawnych. Wynika to z art.22 ust.2 pkt 3 ustawy o rehabilitacji, zgodnie z którym jednym z warunków obniżenia wpłaty jest udokumentowanie przez nabywcę kwoty obniżenia informacją o kwocie obniżenia wystawioną przez sprzedającego w terminie, o którym mowa w ust. 10 pkt 1.

Natomiast wystawienie przez sprzedającego informacji o kwocie obniżenia wpłat na PFRON z naruszeniem tego terminu – może powodować obowiązek dokonania, przez sprzedającego, wpłaty w oparciu o art.22b ust.1 pkt 2 ustawy o rehabilitacji w razie wszczęcia kontroli lub czynności sprawdzających przez PFRON. Negatywne konsekwencje takiego działania sprzedającego poniesie również nabywca, który skorzysta z informacji o kwocie obniżenia wpłat na PFRON wystawionej po terminie i obniży na jej podstawie należną wpłatę na PFRON. Będzie on bowiem zobowiązany do zapłaty brakującej kwoty wraz z odsetkami.

PYTANIE nr 2 – Sprawozdawczość w PFRON

Jestem firmą, w której we wrześniu 2023 r. zatrudnienie ogółem spadnie poniżej 25 etatów. Do tej pory zatrudnialiśmy ponad 40 osób w przeliczeniu na etaty i osiągaliśmy 6% wskaźnik ON tym samym co miesiąc wysyłaliśmy do PFRON informację INF-1. Czy obecnie muszę i w jaki sposób poinformować PFRON o zatrudnieniu poniżej 25 etatów?

TAK – W sytuacji zatrudnienia poniżej 25 etatów pracodawca powinien poinformować PFRON w jeden z trzech opisanych sposobów:

  • Wysyłając wiadomość w systemie e-PFRON2 podpisaną podpisem kwalifikowanym lub profilem zaufanym. Aby to zrobić należy:
    • Zalogować się do systemu e-PFRON2,
    • Wybrać z głównego menu zakładkę „Wiadomości”,
    • Wybrać przycisk „Dodaj”,
    • Wybrać temat wiadomości tj. „Zatrudnienie poniżej 25 etatów”,
    • Wskazać okres, jakiego dotyczy informacja oraz wpisać treść wiadomości,
    • Podpisać gotową wiadomość podpisem kwalifikowanym lub profilem zaufanym.
  • Wysyłając e-maila na adres: ewidencja@pfron.org.pl
  • Wysyłając pismo poczta na adres PFRON.

PYTANIE NR 3 – Wyliczenie wskaźników na INF-1 czy DEK-ach. 

Do zatrudnienia, o którym mowa w art.21 ust.1 ustawy z dnia 27 sierpnia 1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych wlicza się pracowników, tj. wyłącznie osoby, które łączy z pracodawcą stosunek pracy. Art. 21 ust.1 ustawy o rehabilitacji dotyczy więc pracowników w rozumieniu art.2 kodeksu pracy w związku z art.66 ustawy. Zgodnie z art. 2 kodeksu pracy – pracownikiem jest osoba zatrudniona na podstawie umowy o pracę, powołania, wyboru, mianowania lub spółdzielczej umowy o pracę.

Stan zatrudnienia wylicza się stosując metodę średniej arytmetycznej ze stanów dziennych w miesiącu. Dokonuje się tego poprzez zsumowanie stanów zatrudnienia z każdego dnia w miesiącu, łącznie z niedzielami, świętami i dniami wolnymi od pracy – przyjmując dla tych dni stan z dnia poprzedniego, a następnie dzieli się przez ilość dni w miesiącu. Ustala się go z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku, stosując zaokrąglenie w dół, jeżeli pierwsza odrzucona cyfra należy do przedziału od 0 do 4 albo w górę, gdy pierwsza odrzucona cyfra należy do przedziału od 5 do 9.

W dni wolne od pracy (soboty, niedziele i święta) pobiera się dane z dnia poprzedniego (jeżeli miesiąc nie rozpoczyna się od dni wolnych) albo z następnego (jeżeli miesiąc rozpoczyna się od dni wolnych).

Jednakże, stany zatrudnienia ustalone na każdy dzień w miesiącu, muszą być rzeczywiste. Dlatego, gdy zatrudnienie pracownika ustaje w piątek, to nie należy go uwzględniać w stanach zatrudnienia w sobotę i niedzielę. Związane jest to z tym, iż wliczeniu do stanu zatrudnienia podlegają wyłącznie te osoby, które mają status pracownika.

Pytanie nr 4 -Wyliczając stan zatrudnienia ogółem i osób niepełnosprawnych na INF-1 czy DEK-ach – Kogo wliczamy, a kogo nie wliczamy do stanu zatrudnienia?

Wyłączenia ze stanów zatrudnienia reguluje art. 21 ust. 5 ustawy o rehabilitacji, zgodnie z którym do liczby pracowników nie wlicza się:

  1. niepełnosprawnych pracowników
    • przebywających na urlopach bezpłatnych (bez względu na podstawę prawną udzielenia urlopu)
  1. pełnosprawnych pracowników:
    • zatrudnionych na podstawie umowy o pracę w celu przygotowania zawodowego,
    • przebywających na urlopach rodzicielskich,
    • przebywających na urlopach wychowawczych,
    • nieświadczących pracy w związku z odbywaniem służby wojskowej albo zasadniczej służby wojskowej,
    • będących uczestnikami OHP,
    • nieświadczących pracy w związku z uzyskaniem świadczenia rehabilitacyjnego,
    • przebywające na urlopach bezpłatnych, których obowiązek udzielenia przewidują odrębne przepisy (tzw. urlop obligatoryjny, którego obowiązek udzielenia wynika z innych ustaw niż Kodeks pracy).

Pytanie nr 5 – Czy do składania dokumentów w e-pfron2 może być wyznaczonych więcej niż 1 osoba?

Tak, PFRON wskazuje, że nawet jest to zalecane na wypadek urlopu, zwolnienia czy wypadków losowych. Każdy pracodawca może wyznaczyć jedną lub więcej osób upoważnionych do składania dokumentów w Systemie e-PFRON2 lub wysyłania informacji w formie maila z systemu do PFRON. Należy przy tym rozróżnić poziomy uprawnień możliwe do nadania poszczególnym osobom.

Opracowanie na podstawie wytycznych PFRON – Edyta Sieradzka (06.09.2023 r.)