PYTANIA DO PFRON

Dzień Dobry Pani Małgorzato

1. Pracodawcy mają pierwsze pytanie odnośnie archiwizacji dokumentacji dotyczącej wykazania efektu zachęty metodą jakościową. W dokumentach znajdują się comiesięczne siatki wakatów, gdzie jest wykazane kto za kogo został zatrudniony. Do każdej z siatek są dołożone kopie dokumentów, tj. umowy o pracę i zakresy obowiązków osób nowo zatrudnionych oraz świadectwa pracy wraz z ostatnimi zakresami obowiązków poprzedników osób nowo zatrudnionych. Dokumentację związaną z dofinansowaniem SODiR przechowuje się 10 lat od dnia przyznania pomocy. Jak to się ma do dokumentów z wykazaniem efektu zachęty metodą jakościową? Mamy sytuację, że ktoś został zatrudniony np. w październiku 2018 r i nadal pracuje. Czy w tej sytuacji siatka wakatów i komplet dokumentów wykazujących efekt zachęty metodą jakościową z października 2018 r na osobę, która nadal pracuje należy trzymać do 10 lat od momentu ustania zatrudnienia, na które był wykazany efekt zachęty metodą jakościową i ostatniego przyznanego dofinansowania na tą osobę czy 10 lat od daty wykazania efektu zachęty metodą jakościową tj. od października 2018 r. do października 2028 roku?
2. Drugie pytanie dotyczy sytuacji, w której pracodawca np. za miesiąc sierpień br. nie złoży tj.nie wyśle poprzez system SODiR oraz papierowo w ogóle wniosku Wn-D i załączników INF-D-P. Czy za wrzesień bez żadnych wyjaśnień do Funduszu będzie on mógł ponownie złożyć wniosek Wn-D i załączniki INF-D-P oraz INF-O-PP?
3. Trzecie pytanie dotyczy sytuacji, w której pracodawca wypłaca wynagrodzenia w całości tylko połowie załogi osób niepełnosprawnych w terminie do 24 danego miesiąca (korzysta on z prawa opóźnienia wypłaty wynagrodzeń o 14 dni). Ta sytuacja nie jest spowodowana trudną sytuacją ekonomiczną pracodawcy. Pytanie – czy za tych pracowników niepełnosprawnych, którym terminowo wypłacił wynagrodzenia będzie mógł złożyć wniosek Wn-D oraz INF-D-P? Czy w kolejnym miesiącu kiedy już w całości i terminowo – wypłaci wynagrodzenia wszystkim pracownikom niepełnosprawnym bez żadnych dodatkowych wyjaśnień do Funduszu będzie mógł wnioskować o dofinansowanie?

Z góry bardzo dziękuję za udzielenie odpowiedzi

Pozdrawiam serdecznie
Edyta Sieradzka

Ekspert FPP ds. zatrudniania osób z niepełnosprawnościami

Edyta Sieradzka PEFRON doradztwo i szkolenia

 

ODPOWIEDŹ PFRON z dnia 24.08.2023 r.

Dzień dobry Pani Edyto

W nawiązaniu do poniższego e-maila przedstawiam wyjaśnienia w poruszonych sprawach:

Ad 1) Wnioskodawca korzystający z pomocy w postaci dofinansowania do wynagrodzeń pracowników niepełnosprawnych przechowuje dokumentację pozwalającą na sprawdzenie zgodności przyznanej pomocy z przepisami prawa przez okres 10 lat¹ od dnia przyznania pomocy. Dlatego w tym okresie w przypadku czynności sprawdzających bądź kontroli (PFRON lub organów unijnych) jest zobowiązany do przedłożenia wszelkich dokumentów (np. dokumentacji kadrowo-płacowej danego pracownika) potwierdzających zgodność danych wykazanych we wniosku Wn-D oraz jego załącznikach, a także poświadczających, iż pracodawca spełniał wszystkie warunki do ubiegania się o dofinansowanie do wynagrodzenia pracownika niepełnosprawnego np. warunek efektu zachęty bądź warunek terminowego poniesienia kosztów płacy. Jeśli więc czynności sprawdzające lub kontrola dotyczyłyby warunku efektu zachęty, to bez względu na to jaką metodę zastosował pracodawca (ilościową czy jakościową), dokumenty potwierdzające spełnienie tego warunku trzeba trzymać 10 lat od dnia przyznania ostatniej pomocy, w oparciu o ten efekt zachęty.

Ad 2) Jeśli wskazany pracodawca wykazał efekt zachęty (w tym konieczność pomocy) na miesiąc zatrudnienia pracownika niepełnosprawnego i ubiegał o dofinansowanie się od pierwszego miesiąca zatrudnienia, to brak wniosku za sierpień 2023 r. nie wyklucza możliwości ubiegania się o dofinansowanie do wynagrodzeń za wrzesień 2023 r. lub kolejne miesiące, o ile pracodawca spełnia pozostałe warunki do otrzymania pomocy. Będzie mógł to zrobić bez dodatkowych wyjaśnień, o ile dany okres nie będzie objęty czynnościami sprawdzającymi lub kontrolą.

Ad 3) Pracodawca, który zatrudnia osoby niepełnosprawne może ubiegać się o dofinansowanie do wynagrodzeń tych osób, jeśli spełni określone przepisami prawa² warunki.

W zakresie kosztów płacy pracodawca powinien:

1. Wypłacać wszystkie składniki kosztów płacy (wynagrodzenie, składki ZUS, zaliczka na podatek dochodowy) w terminach określonych w przepisach odrębnych³ bądź z uchybieniem terminu nie dłuższym niż 14 dni⁴. Dopuszczalna jest dopłata składek ZUS z uchybieniem terminu powyżej 14 dni, o ile nie przekroczy ona 2% należnych składek za dany okres sprawozdawczy⁵.
2. Wypłacać wynagrodzenie pracownika na jego:

• rachunek bankowy lub
• rachunek w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej albo
• na adres zamieszkania, za pośrednictwem osób prawnych prowadzących działalność w zakresie doręczania kwot⁶ .

Wynagrodzenie nie może być wypłacane pracownikowi w gotówce.

1. Złożyć wniosek o dofinansowanie za dany okres sprawozdawczy dopiero po wypłacie pracownikowi wynagrodzenia za ten okres⁷. Pracownik musi dysponować wynagrodzeniem przed złożeniem wniosku o dofinansowanie.

Dofinansowanie nie przysługuje w całości, jeśli co najmniej jeden z powyżej wskazanych warunków nie został spełniony. Przy czym pracodawca traci prawo do całej kwoty dofinansowania, bez względu na to jaka część poszczególnych elementów kosztów płacy danego pracownika zostanie poniesiona nieterminowo.

Jeśli pracodawca w danym okresie spełnia powyżej wskazane warunki tylko dla części pracowników niepełnosprawnych, to może wnioskować o dofinansowanie do wynagrodzeń tylko tych pracowników, dla których warunki zostały spełnione. Jeśli natomiast w kolejnym okresie wymagane warunki zostaną spełnione dla wszystkich pracowników niepełnosprawnych, to pracodawca będzie mógł wnioskować o dofinansowanie do wynagrodzeń wszystkich pracowników. Będzie mógł to zrobić bez dodatkowych wyjaśnień, o ile dany okres nie będzie objęty czynnościami sprawdzającymi lub kontrolą.

1. § 7 Rozporządzenia Ministra Rodziny i Polityki Społecznej z dnia 23 grudnia 2020 r. w sprawie miesięcznego dofinansowania do wynagrodzeń pracowników niepełnosprawnych (Dz.U. z 2021 r., poz. 1).
2. Art. 26 a-c ustawy z dnia 27 sierpnia 1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych (Dz.U. z 2023 r., poz. 100, ze zm.);

Rozporządzenie Ministra Rodziny i Polityki Społecznej z dnia 23 grudnia 2020 r. w sprawie miesięcznego dofinansowania do wynagrodzeń pracowników niepełnosprawnych (Dz.U. z 2021 r., poz. 1).

1. Terminy ponoszenia kosztów płacy określają odrębne przepisy:

• wynagrodzenie – ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy;
• składki na ubezpieczenia społeczne – ustawa z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych;
• zaliczki na podatek dochodowy od wypłaconych wynagrodzeń – ustawa z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych.

1. Art. 26a ust. 1a¹ pkt 3 ww. ustawy o rehabilitacji.
2. Art. 26a ust. 1a² ww. ustawy o rehabilitacji.
3. Art. 26a ust. 1a¹ pkt 2 ww. ustawy o rehabilitacji.
4. Art. 26a ust. 1a¹ pkt 1a ww. ustawy o rehabilitacji.

Małgorzata Jaworek
Starszy Ekspert
ds. rynku pracy
Wydział ds. Analiz
Departament ds. Rynku Pracy